Sokak álma: otthonról dolgozni Hogyan lehetek én is távmunkás? I. alkalmazottként, II. vállalkozóként, III. mellékállásban Az elmúlt két évben az országosan hirdetett távmunka programot valamint a távmunkával kapcsolatos egyre gyakoribb publikációkat és kezdeményezéseket kísérő érdeklődés kapcsán olyan sokan tették fel nekem ezt a kérdést, hogy szükségessé vált egy olyan válasz megfogalmazása, ami „helyre rakja” a sokak által félreértelmezett fogalmakat és egyben segíti a távmunka iránt élénken érdeklődőket abban, hogy reálisabban lássák saját esélyeiket. A probléma ott kezdődik, hogy már maga a kérdés-feltevés helytelen: ezért nem adható rá egyszerű, praktikus válasz. A távmunka nem foglalkozás, hanem egy munkamódszer, melyet a korszerű telekommunikációs eszközök elterjedésével az információs társadalom irányába tartó országok gazdaságaiban mind gyakrabban alkalmaznak. A leggyakrabban feltett kérdésre csak kérdéssel válaszolhatunk, amiből általában a következő meddő párbeszéd alakul ki: - Hogyan juthatok távmunkához? - Mivel foglalkozol, mihez értesz? - Nos, bármit szívesen csinálnék, milyen munkákat lehet végezni távmunka keretében? - Szinte bármilyen munkát, hiszen ezt a munkamódszert számos területen alkalmazzák. Milyen speciális szakértelemmel rendelkezel? A kérdést ezzel visszadobtuk a kérdést feltevőnek, hiszen a távmunka lehetőségek feltérképezését mindenkinek úgy kell kezdenie, hogy először saját képességeit és szakértelmét veszi számba, majd tovább gondolkozik, saját helyzetéből kiindulva. Nem mindegy, hogy a távmunkát kereső pontosan mit ért kérdése alatt. A leggyakoribb esetek: Alkalmazott vagyok. Amit csinálok, akár otthon is végezhetném, távmunkában. Hogyan vegyem rá a munkaadómat, hogy távmunkában dolgozhassam neki? Felmondtak a munkahelyemen. Szeretnék valamilyen munkát találni, melynek keretében, önállóan otthonról dolgozhatom. GYES-en vagyok itthon a gyermekemmel, de szeretném magam hasznossá tenni és a szaktudásom szinten tartani - erre nem látok más lehetőséget, mint a távmunkát. Másodállásban szeretnék egy kis plusz pénzkeresethez jutni, otthon végezhető munkával. Nagy lehetőséget látok az Internetben. Szeretnék egy kisvállalkozást indítani, melynek menedzselését nagyrészt itthonról a számítógépem segítségével végezhetnémk. Napjaink divatos szlogenje lett a távmunka. Egyelőre azonban sem a hazai munkáltatók, sem a hazai munkavállalók nincsenek tisztában a távmunka fogalmával és követelményeivel. A jelenlegi közhiedelem szerint, ha az embernek van Internet elérése, számítógépe és nyomtatója, akkor máris el lehet kezdeni a munkát. A számítógép természetesen alapvető fontosságú eszköz a távmunkához, de a munkavállalónak szakértelem, rátermettség és kezdeményezőkészség hiányában minimális esélye van arra, hogy az otthoni PC-je segítségével valaha jövedelmet termeljen. A kérdéseket mindenek előtt saját magunknak kell feltenni, melyek megválaszolása közben kialakulhat a válasz arra, hogyan lehetünk megfelelő irányban folytatott önképzéssel és önmenedzseléssel magunk is távmunkások. I. Távmunka alkalmazottként Amennyiben a munkavállaló egy hagyományos munkahelyen alkalmazotti viszonyban dolgozik, és szeretne rugalmasabb módon, részben vagy egészben inkább otthonról (vagy a közeli teleházból) bedolgozni, a következő kérdéseket kell átgondolnia: - Mennyire biztos az állásom a cégnél? Szeretnék-e ezt az állást megtartva távdolgozni? Amennyiben valaki alkalmazott, saját vállalatánál próbálja meggyőzni főnökét arról, hogy a távmunka kölcsönösen előnyös munkamódszer lehet. Jó esetben a cég eszközöket is adhat a dolgozóknak a távmunkához, illetve átvállalja a költségek (pl. telefon, Internet előfizetés) egy részét. Sok függ attól, hogy a dolgozó milyen pozícióban, illetve mennyi ideje dolgozik az adott vállalatnál, mennyire ismerik el a tevékenységét. Ha fontos szerepet játszik a cég gépezetében, akkor munkáltatóját nagyobb eséllyel tudja meggyőzni, hogy a távmunka keretében ugyanúgy, sőt akár hatékonyabban is végezheti munkáját, ha hetente egy-két alkalommal vagy folyamatosan otthonról dolgozhat. - Elméletileg, illetve a gyakorlatban átvihető-e jelenlegi munkám távmunkába? Többnyire azok munkák alkalmasak a távmunka végzésre, melyek személyes megjelenés nélkül is végezhetők, tehát a megbízás és a teljesítés is történhet a hálózaton keresztüli adatátvitel formájában. Íme felsorolásképpen - a teljesség igénye nélkül - néhány távmunkában végezhető tevékenység: adatfeldolgozás, adatgyűjtés, adatrögzítés, adminisztráció, audio anyagok gépelése, digitalizálás, értékesítéssel kapcsolatos ügyintézés, hirdetés figyelés, korrektúra, levelezés, sajtófigyelés, szövegfeldolgozás, szövegszerkesztés, telefonon keresztüli adatgyűjtés, telefonügyelet, titkárnői/asszinsztensi munka, ügyfélszolgálat, ügyvitel, adatbázis programozás, hálózat fejlesztés, hálózat felügyelet, programozás, rendszer elemzés, rendszergazda szolgálat, szoftver lokalizálás, szoftverfejlesztés, távdiagnosztizálás, távfelügyelet, rendszer analizálás, adatbázis fejlesztés, adótanácsadás, arculattervezés, befektetési tanácsadás, elemzés, fejvadászat, filmfeldolgozás, fordítás, tanácsadás, írói munka, önéletrajz készítés, képfeldolgozás, kiadványszerkesztés, könyvelés, közvélemény kutatás, információkutatás, lektorálás, telemarketing, mérnöki munkák, minőségellenőrzés, pénzügyi tanácsadás, piackutatás, PR tevékenység, szakírás, szövegírás, távoktatás, tervezés, tőzsdei tevékenység, újságírás, publicisztika, weblap tervezés, web-programozás, web-marketing, stb. - Mennyire felkészült munkáltatóm a távmunkára? Létezik-e a cégnél jól működő email rendszer, esetleg intranetes hálózat? Van-e a cégnek stratégiája a távmunka alkalmazására? Megfelelő-e az információs és a technológia környezet a folyamatos távmunka kapcsolathoz? A megfelelő technikai eszközökön túl szükség van olyan kommunikációs megoldásokra (pl. rendszeres vállalati körlevelek, hírlevelek, tájékoztatók, esetenkénti személyes találkozók, összejövetelek), melyek képben tartják a dolgozót és csökkentik az elszigeteltség érzését. A dolgozó igényli, hogy a munkáltató rendszeresen jelentkezzék és jelezze, hogy még változatlanul számít munkájára, illetve visszajelzést küldjön az elkészült munka értékelésére vonatkozóan. - Mennyire felkészült főnököm, illetve munkatársaim a távmunkára? A távmunka alkalmazása vagy elutasítása többnyire a felelős cégvezető véleményén, döntésén múlik. Ha a cégvezető nyitott az új, rugalmas módszerek bevezetése iránt, tisztában van annak előnyeivel és ismeri a távmunkával járó stratégiai teendőket, megvalósítható az átállás. Azok a típusú vezetők, akik számára fontosabbak az eredmények, mint saját hatalmuk érvényesítése, könnyebben elfogadják a táv-menedzselés gondolatát, és képesek is azt megvalósítani. Figyelembe kell venni, hogy mennyire bevett szokás a cégnél az email használata, így megvalósulhat-e a főnökkel illetve a kollégákkal az emailen keresztül a szükséges rendszerességű kommunikáció illetve hatékony team munka? A munkaadók meggyőzésének stratégiája A távmunka elterjedésének mindennél nagyobb gátja a rugalmatlan menedzseri gondolkodás, a változtatni tudás hiánya, a megszokáshoz való ragaszkodás, az új munkamódszerektől, az ismeretlentől való félelem. A vezetők többsége nem szereti az úttörő feladatot, szívesebben alkalmazza máshol már bevált megoldásokat. Mivel többségük semmilyen tapasztalattal nem rendelkezik a távmunka technológiai és szervezeti megvalósítását illetően, kényelmesebb számára a megszokott munkamódszerekkel tovább dolgozni, mint újakkal kísérletezni. Mivel azonban a távmunka iránti érdeklődés többszörösen meghaladja a távmunkaadók által felajánlott lehetőségek számát, ezért a távmunkások rákényszerülhetnek arra, hogy kezdeményezzenek, elébe menjenek a távmunkának és a munkaadókat valamilyen módon meggyőzzék a távmunka kölcsönös előnyeiről. Ennek érdekében a dolgozó, vagy a dolgozók egy csoportja felléphet vállalaton belül annak érdekében, hogy a feladatok egy részén otthon, vagy a számára kényelmes helyen dolgozhasson. A meggyőzés stratégiája legyen a következő: Olyan vezetőt keressünk meg, aki szemléletében rugalmas, ismeri a korszerű kommunikációs technológiát, (minimum: van email címe) és ezeket az eszközöket munkájában naponta alkalmazza. Ideális távmunka-menedzser lehet az a vezető aki az Internet lehetőségeit felismerte, mindennapi munkájában használja, nem idegenkedik a hálózattól, a korszerű technológiák alkalmazásától. Az eredménycentrikus vezetőnél van esélyünk, a konzervatív, autokrata főnöknél inkább ne próbálkozzunk. A munkaadó (és ne a munkavállaló) oldalán jelentkező előnyökre építsük érvrendszerünket! Alapozzuk meg érvekkel, miért jó munkaadónknak a távmunkára való áttérés: hangsúlyozzuk a hatékonyság-növelő és költségcsökkentő tényezőket. A direkt gazdasági előnyök mellett a „puhábbak” is fontosak lehetnek a cég számára: többek között ha általa elégedettebbek, hűségesebbek lesznek dolgozói. Kérjünk próbaidőt. A távmunkát először csak „kicsiben”, pl. egy-két hónapig rendszeresen egy héten egy nap otthoni munkavégzés bevezetésével kezdjük. Ha erre sem kapjuk meg a főnök beleegyezését, kár a dologról tovább beszélni. Ha sikerül a távmunkát így elkezdeni, és pozitív eredmények mutatkoznak, a vezető felismeri az előnyöket, akkor várhatóan önmagától is bővíti majd a lehetőségeket. - Mennyire felkészült a családom, környezetem, mennyire alkalmas az otthonom a napi munkavégzésre? Van-e otthonomban egy olyan hely, ahol zavartalanul és kényelmesen dolgozhatom, illetve fordítva, ha a családommal akarok lenni, el tudok-e szakadni a munkától? Legideálisabb, ha a távmunka helyéül külön dolgozószoba szolgál, melynek ajtaja bezárható. Ez egyszerre védi a munkával kapcsolatos iratokat, gépeket, ugyanakkor a munka végeztekor egyszerűen lehetővé teszi a visszatérést a magánélethez. Kisebb lakásban elkerülhetetlen a privát és munka területek összemosódása, itt a közös háztartásban élőkkel szükséges már előre kialakítani a játékszabályokat annak érdekében, hogy mind az otthoni munka mind a családi élet viszonylag zavartalan maradhasson. II. Távmunka vállalkozóként Az önálló távmunka-végzési lehetőséget keresőknek az alábbi kérdésekre kell választ találnia: - Milyen képességem, szaktudásom van? Mik az erősségeim és gyengeségeim? Milyen értékes szaktudásom van, és hogyan tudom azt fejleszteni? Különösen értékes lehet egy speciális szakterületen szerzett elmélyült ismeret vagy többféle szakértelem illetve képességek ritka kombinációja. - Milyen szakértelemre, milyen munkákra van a szükség, kereslet jelenleg a piacon? Számba kell venni, mi iránt van kereslet a munkaerőpiacon, mely szakmákban van esetleg munkaerőhiány. Az 90-es évek elején például újdonságnak számított a számítógépes kiadványszerkesztés és rendkívül jól lehetett vele érvényesülni, hiszen speciális szakértelem és drága nyomtatók kellettek hozzá. Ma, amikor már szélesebb körben elterjedtek a felhasználóbarát DTP programok és olcsóbbak lettek a nyomtatók, már nehezebb e téren munkához jutni, hiszen sokan rendelkeznek a szükséges ismeretekkel és eszközökkel, nagyobb a konkurencia. Az évezredforduló táján úgy tűnik, a web alkalmazások alapos ismerete és a hálózattal kapcsolatos gyakorlati tapasztalatok iránt van növekvő igény. Az alapszabály: ha valamit könnyű megtanulni, azt a tudást nehéz nagy haszonnal eladni. Olyan szakértelmet kell kifejleszteni, melyre igény van, és amit lehetetlen egyik napról a másikra elsajátítani. Készüljünk tehát fel erre, és áldozzunk sok időt és energiát az önképzésre, ami bizonyosan megtérül! - Milyen kapcsolataim vannak? Hogyan tudom képességeimet, szaktudásom a piacra dobni? A legfontosabb kérdés! Külön fejezetet lehetne írni az önmenedzselés eszközeiről, módjairól. A marketing nem csupán reklám vagy promóció, annál jóval több, összetettebb tevékenység. A távmunkát keresők természetesen az Internetet is felhasználhatják arra, hogy képességeiket megismertessék a potenciális megbízókkal. Csak címszavakban néhány módszer: önéletrajzok eljuttatása adatbankokba, aktív részvétel szakma-specifikus online fórumokon, networking, azaz hasonló érdeklődésű szakemberekkel való kapcsolatok kiépítése, tartalmas web pagen keresztüli bemutatkozás, interaktív portfolió készítés, partneri kapcsolatok kialakítása, levelező fórumokon vitákba való bekapcsolódás, értelmes vélemény-csere, szervezeti tagság, közösség építés. Ugyanígy az Interneten keresztül egyéni ötleteikből akár saját vállalkozást, virtuális irodát is nyithat bárki, és az azzal kapcsolatos teendőket azután önálló távmunkásként végezheti. Andy Lake, az angol Flexibility című távmunka szakmagazin főszerkesztője arra a kérdésemre, hogy mit tanácsolna, azoknak, akik mindenáron távmunkában szeretnének a jövőben dolgozni a következőket válaszolta: „Fontos, hogy mindenki tisztán lássa: a távmunka nem egy új foglalkozás. Egyszerűen csak egy korszerű munkavégzési módszer. Tudni kell, hogy mi az a képesség/tudás/információ/termék, amit az ember el tud adni az elektronikus hálózatokon keresztül. A távmunka lényegében egy jól használható mechanizmust nyújt a piac elérésére. Ugyanolyan fontos, hogy a munkavállaló rendelkezzen piacképes ismeretekkel, megbízható szaktudással, valamint jó kapcsolatokkal ahhoz, hogy munkához jusson. Az új ügyfelekért, megbízásokért, megrendelésekért keményen meg kell dolgozni! Akinek már van egy sikeres vállalkozása, az megpróbálhatja tevékenységének egy részét távmunkába átvinni. Ehhez azonban megfelelő üzleti és hálózati ismeretekre van szükség. Mindenképpen azoknak van nagyobb esélye a sikeres távmunkára, akik már jól működő vállalkozást építettek ki, és úgy közelítik meg a kérdést, hogy munkamódszereiket kívánják korszerűsíteni, hatékonyabbá tenni.” III. Távmunka szabadidőben, mellékállásban Az, hogy valaki vállalkozást szeretne indítani vagy csak egy kis pénzt keresni: két merőben különböző dolog. Aki vállalkozást akar építeni, mielőtt belevág, tudnia kell, milyen előnyökkel és hátrányokkal és állandó kötelezettségekkel jár vállalkozónak lenni. Aki nem akarja a vállalkozás kockázatát vállalni, csupán mellékkeresethez jutni, annak elég, szaktudására és alapozva jó kapcsolatot épít ki olyan cégekkel, vagy egyéni vállalkozókkal, akiktől rendszeres megbízásokat kaphat. A potenciális táv-munkalehetőségek nagy része tehát elvileg már adott, de többségében még kiaknázatlan. Az átállás folyamatában pedig a kezdeményező távmunkavállalóknak is nagy szerepe van. A fenti kérdésekre adott válaszok alapján érdemes elgondolkodni azon, ki hogyan találhat tényleges távmunka lehetőségekre, illetve hogyan alakítsa ezeket ki önmagának. Fontos hangsúlyozni, hogy a távmunka lehetőségeket elsősorban a munkaerőpiaci viszonyok, tehát a munkaerő iránti kereslet és kínálat határozza meg A leendő távmunkásoknak tehát erre a versenyre kell felkészülniük. Felkészülés a távmunkára A távmunkára való felkészülés első lépcsője az önértékelés: annak eldöntése, hogy az egyén szakmája, szakértelme, illetve adott tulajdonságai, temperamentuma révén alkalmas-e távmunkavégzésre. Fontos a célokat is előre meghatározni, és később nyomon követni azok megvalósulását. Ha például a távmunkára váltás elsődleges célja az, hogy több időt töltsünk a családdal, de a távmunka során épp ellenkezőleg, képtelenek vagyunk elszakadni a munkától, szinte csak fizikailag létezünk a környezetünk számára: a távmunka inkább problémákat okoz majd, és nem szolgálja az élet minőségének javítását. Tudatosan próbáljuk meg kiaknázni a távmunka pozitívumait. Döntés előtt önértékelés: alkalmas vagyok-e a távmunkára? Nem minden ember alkalmas távmunka-végzésre. Ennek okai egyrészt a végzett szakma, másrészt az egyénre jellemző különböző személyiségjegyekben rejlik. A távmunkavégzésre alkalmas személy pszichológiai profiljában olyan tulajdonságok szerepelnek, mint: önfegyelem, önállóság, kreativitás, koncentráló képesség, az átlagosnál alacsonyabb társasági igény. Vannak emberek, akik jobban tudnak koncentrálni akkor, ha nyugodt, zavartalan környezetben dolgozhatnak egyedül, míg másokat éppen ellenkezőleg, aktív munkára serkent a mozgalmas légkör, az irodai jövés-menés. Vannak, akik optimalizálni tudják teljesítményüket a hagyományos 8-5 óra közötti időszakra, míg mások sokkal hatékonyabban tudnak dolgozni hajnalban, vagy az éjjeli órákban, esetleg rapszodikus időbeosztásban. Sok ember számára valóságos főnyeremény, ha nem kell naponta felesleges időt töltenie az utazgatással, míg mások számára a munkába- ás hazajárásra és fordított idő éppen arra kell, hogy ezalatt mintegy átkapcsoljanak a privát életből az üzlet menetre és vissza. Vannak, akik szeretik, ha magán- és munkahelyi életük összemosódik, otthon is szívesen foglalkoznak munkájukkal, esetleg a család többi tagjával együtt. Más munkavállalók örülnek, ha végre elszakadhatnak a munkájuktól, és szeretik a privát és hivatali életet tisztán és határozottan kettéválasztani. Sokrétű önismeret segíthet annak eldöntésében, hogy valaki alkalmas-e távmunka végzésre. Ideális távmunka környezet megteremtése Teremtsünk maguknak a munkához ideális környezetet otthonukban: hacsak lehet egy külön dolgozószobát: kényelmes és ergonomikus bútorokkal, korszerű felszereléssel. Távmunka eszközök beszerzése, fejlesztése Ha magunk álljuk a beszerzés költségeit, kezdetkor csak a legszükségesebbeket szerezzük be. Legyen alapvető szempont az eszközök megbízhatósága, és az elérhető support. Lehetőség szerint konzultáljunk szakemberrel az eszközök kiválasztásakor. Szerencsésebbek számára a munkaadó biztosítja a távmunkához szükséges eszközöket, ez lehet bérbe adás, vagy vásárlás, illetve hozzájárul az üzemeltetés költségeihez, a felek között kötött szerződés szerint. Környezetben élők felkészítése Fontos, hogy amennyiben távmunkásként otthon dolgozunk, ezt fogadtassuk el a környezetünkkel is. Csak akkor tudunk zavartalan körülmények között dolgozni, ha megkapjuk ehhez a környezetünk támogatását, megértését, a családtagok együttműködését. Kisgyermekes anyának gondoskodni kell gyermeke felügyeletéről, ha a munkáját a kisgyermek ébrenlétének ideje alatt is folytatni akarja. Tévhit az, hogy a kisgyerekekről való gondoskodás és a távmunkavégzés egyidőben megvalósítható. Önképzés, önfejlesztés A távmunka során számos új dolgot kényszerülünk megtanulni: lépést kell tartanunk a technika fejlődésével, ismernünk kell legújabb szoftverek, kommunikációs eszközök működését, használatát. Ismernünk kell azokat a platformokat, melyeken a munkaadó vagy megbízó elvárja a munka teljesítését. Tanulás egy élethosszon át „Lifelong learning”, azaz tanulás egy élethosszon át. Napjaink gyorsan változó gazdasága, a technika rohamos fejlődése, az új rendszerek és megoldások, többek között a Hálózat beépülése napi munkánkba ezt követeli meg minden munkavállalótól. Aki ma versenyképes akar maradni a munkaerő-piacon, rákényszerül arra, hogy akár beosztottként akár vezetőként dolgozik, tovább tanuljon, új ismeretekkel bővítse és folyamatosan frissítse, vagy egy speciális szakirányba továbbfejlessze tudását. Távtanulás A munka melletti tanulás legkézenfekvőbb alternatívája a számítógéppel segített távoktatás, melynek lehetőségei egyre inkább kiépülnek a világon, így hazánkban is. Világtendencia, hogy a felsőoktatás és a felnőttoktatás egyre nagyobb hányada valósul meg távoktatás keretében. Az Internet egyre több lehetőséget nyújt az egyének számára távtanulásra. A hálózaton tömegesen léteznek különféle tanfolyamok, melyek kombinálják az email és a web lehetőségeit az oktatás, gyakorlás és számonkérés folyamatában. Táv-önmenedzselés A táv-önmenedzselés fogalma magában foglalja azokat a tennivalókat, melyek segítségével az egyén az Internet, az email és a web, az online kommunikáció lehetőségeinek hatékony kiaknázása által egyre szélesebb körű ismertséget, referenciákat, megbízásokat, munkát/állást szerezhet vagy önálló vállalkozást indíthat.